Warum CPQ-Projekte scheitern

Patrik Skjelfoss, Principal Business Consultant bei CPQ.se, erklärt, welche Fallstricke die Implementierung einer CPQ-Lösung mit sich bringt und wie sie sich vermeiden lassen.

Über CPQ.se

Lösungen für Configure, Price, Quote (CPQ) bieten produzierenden Industrieunternehmen viele Möglichkeiten und Chancen. Um eine CPQ-Lösung erfolgreich zu implementieren, braucht es Erfahrung und Fachwissen. CPQ.se berät und begleitet Unternehmen seit 2001 bei der Einfühung von CPQ-Lösungen. Die CPQ-Experten aus Uppsala, Schweden, empfehlen einen pragmatischen Ansatz: Gemeinsam mit ihren Kunden identifizieren, definieren und priorisieren sie die wichtigsten Umsetzungspunkte, um möglichst schnell messbare Ergebnisse zu erzielen.

Neue Lösung, neue Chancen – aber auch Herausforderungen

Unternehmen, die sich für die Einführung einer CPQ-Lösung entscheiden, stehen vor einer spannenden Herausforderung. Richtig eingeführt und umgesetzt, können sie mit CPQ variantenreiche Produkte schneller und effizienter verkaufen. CPQ bedeutet fehlerfreie, durchgängige und moderne Vertriebs- und Verkaufsprozesse.

Grund genug, sich vor der Einführung über mögliche Fallstricke im Klaren zu sein.

Ohne die Unterstützung der Unternehmensführung geht es nicht

CPQ-Prozesse betreffen das ganze Unternehmen, angefangen von Vertrieb, IT, Engineering, Marketing und die Auftragsabwicklung. All diese Bereiche sollten daher in die Planungen miteinbezogen werden und ihre spezifischen Anforderungen berücksichtigt werden. Das Ziel einer CPQ-Lösung ist, vorhandenes Wissen im System abzubilden und zentral bereitzustellen.

Produktexperten und erfahrene Vertriebler verfügen über wertvolles Know-how. Die Unterstützung der Unternehmensführung stellt sicher, dass sie das CPQ-Projekt unterstützen können und nicht hinter dem Alltagsgeschäft anstehen muss.

Unbemerktes Umfangwachstum

Der Umfang des Projekts ist definiert und das Projektteam macht sich an die Arbeit. Und der Umfang des Projekts beginnt zu wachsen, zunächst unbemerkt und plötzlich steht das Projektteam einem riesigen Monster gegenüber.

Deshalb ist es wichtig, konkrete Projektziele möglichst früh zu definieren und sie niemals aus den Augen zu verlieren. Etwaige Änderungen sollten immer im Sinne der festgelegten Ziele hinterfragt werden. Außerdem hilfreich sind ein klar definierter Änderungsprozess und ein Projektlenkungsausschuss, der von der Unternehmensleitung unterstützt wird.

Es gibt kein Allheilmittel gegen das unbemerktes Umfangwachstum. Aber sich des Problems bewusst zu sein, ist unabdingbar.

Über das Ziel hinausschießen

Wenn Sie einen Konstrukteur eines großen Aufzugherstellers fragen, für wie viele Stockwerke ein Aufzug bedienen kann, wird vielleicht 100 sagen. Allerdings werden 95 % der Aufzüge für Gebäude mit weniger als 10 Stockwerken verkauft. Aufzüge für mehr als 20 Stockwerke müssen immer Sonderanfertigungen.

Ist es sinnvoll, für 100 Stockwerke geeignete Aufzüge in einem Produktkonfigurator abzubilden?

Wir empfehlen unseren Kunden, 80 – 85 % des Produktportfolios mit der CPQ-Lösung abzubilden und für den Rest manuelle Arbeiten einzuplanen. Warum? Typischerweise verschlingt ein kleiner Anteil (20 %) der möglichen Produktvarianz ein Großteil der Implementierungszeit (80 %!). Daher ist es besser, sich auf 80 % der möglichen Varianten zu konzentrieren – und für die restlichen 20 % einen Prozess zu definieren.

Schlechte Qualität der Produktdaten

Die Qualität der Produktdaten ist entscheidend für die Ergebnisse, die der Konfigurator liefern kann. Steckt das Produktwissen in den Köpfen der Mitarbeiter und nicht in den Dokumentationssystemen? Dann wird es der Konfigurator schwer haben, von dort aus mit den notwendigen Informationen versorgt zu werden.

Bevor es mit dem CPQ-Projekt losgeht, geht es zunächst ans Eingemachte in Sachen Datenqualität. Das bedeutet: Bestandsaufnahme, Daten strukturieren und systematisieren.

Zu viele oder zu wenige Integrationen

Integrationen in andere Unternehmensanwendungen wie CRM, PLM, CAD und ERP sind essentiell – benötigen Zeit, unabhängig ob Standard-Schnittstelle oder nicht, und kosten Geld. Aus diesem Grund sollte früh geklärt werden, welche Integrationen wirklich notwendig sind und welche zu einem späteren Zeitpunkt angegangen werden können.

Es lohnt sich auch, über mögliche „Workarounds“ nachzudenken: Kann z. B. die Preisliste über ein Austauschformat aus dem ERP-System exportiert und in das CPQ-System importiert werden, um die aufwändige direkte Integration erst im zweiten Schritt anzugehen?

Allerdings ist es nicht immer eine gute Idee, die herausforderndste Integration nach hinten zu verschieben. Deshalb der Tipp: Kümmern Sie sich zuerst um Integrationen mit klarem ROI. Und prüfen Sie vor jeder weiteren Integration, ob sich die Investion (Zeit und Geld) lohnt.

Der Konfigurator findet keine Lösung

Produktkonfiguration ist komplex. Zur Verdeutlichung: Die Anzahl der Atome im Universum beträgt geschätzt 10^80. Ein konfigurierbares Produkt mit 100 möglichen Optionen, 10 möglichen Alternativen pro Optionen hat 10^100 mögliche Konfigurationen.

Unternehmen mit einem hochvariablen Produktportfolio brauchen daher eine Lösung, die für komplexe Herausforderungen geeignet ist.
Vergessen Sie eines nicht: Sie verkaufen nicht nur materielle Produkte, sondern auch immaterielle wie Services, Ersatzteile oder verlängerte Garantien. Für viele Unternehmen tragen die verkauften Zusatzleistungen immer mehr zum Unternehmenserfolg bei. Vergessen Sie also nicht, diese immateriellen Produkte von Anfang an mit in die Konfigurationsprozesse miteinzubeziehen.

Komplexes vereinfachen – aber nicht zu sehr

Die Lösung kann noch so gut sein: Ist sie schwierig zu nutzen oder zu langsam, wird sie keiner benutzen. Eine CPQ-Lösung soll Komplexes vereinfachen und keinen komplexen Vorgang durch einen anderen ersetzen. Allerdings bedeutet Vereinfachen nicht, wichtige Funktionen einfach wegzulassen.

Bei der Einführung einer CPQ-Lösung geht es also darum, eine gute Balance zu finden: So einfach wie möglich, so kompliziert wie nötig.

Zu guter Letzt

Tipps und Tricks, wie Sie eine CPQ-Lösung erfolgreich einführen, gibt es viele. Die aus unserer Sicht wichtigsten haben Sie gerade gelesen. Zu guter Letzt aber noch drei nicht minder wichtige, in kompakter Form:

• Eine CPQ-Lösung ist vor allem ein Vertriebswerkzeug. Vergessen Sie daher nicht, den Vertrieb in den Auswahlprozess und in die Implementierung miteinzubeziehen.
• Denken Sie an die Datenpflege. Stammdaten von konfigurierbaren Produkten ändern sich häufig. Typischerweise werden diese Informationen im ERP- oder PLM-System dokumentiert. Damit relevante Änderungen auch im CPQ-System zur Verfügung stehen, müssen Sie Verantwortlichkeiten festlegen im Sinne von: Wer aktualisiert die CPQ-Daten, testet und validiert?
• Wenn nötig, holen Sie sich Unterstützung. Die Einführung einer CPQ-Lösung ist keine kleine Sache. Unternehmen verändern die Art und Weise, wie sie ihre Produkte verkaufen fundamental. Leistungsfähige Lösungen wie Tacton CPQ sind komplexe Unternehmensanwendungen. Holen Sie sich daher Unterstützung von Fachleuten.